Por Soledad Flores
Consultora Asociada en EXYGE – Procurement Proceses
Cualquier empresa busca obtener ganancias, excepto si es una empresa dedicada al bienestar social o caridad. Pero en todas ellas, independientemente del sector al que pertenezcan, el ciclo de compras y pagos puede ser un gran contribuyente en la generación de beneficios si está bien manejado y funciona de manera óptima. Si es una empresa con fines de lucro – puede tener un impacto importantísimo en el estado de resultados y si es por el contrario una organización del tercer sector, sin fines de lucro, puede extender la capacidad financiera para llegar a más beneficiarios.
En nuestros países de Latinoamérica y en las empresas pequeñas, medianas y hasta en las grandes, nos hemos encontrado en ocasiones una función de compras que se desenvuelve principalmente en lo operativo y no tanto como se deseara en lo estratégico. Por ello, este primer artículo lo enfocaremos en aclarar algunas definiciones básicas, que sirvan de sustento para otros artículos más adelante:
Las actividades principales de compras:
Un elemento clave del ciclo de compras y pagos son las actividades de compras. Estas actividades de compras se pueden dividir en dos: la negociación “per se” con los proveedores y el acto de pedir los bienes o servicios a esos proveedores, también conocido como “procurement”. La intención de este primer artículo en el tema, es tocar algunas de las mejores prácticas de compras, que pueden contribuir a generar utilidades en su compañía o extender el poder de sus fondos de donantes para cubrir más de la misión institucional, según el tipo de empresa.
Asegúrese de contar con una organización de compras robusta: en nuestra experiencia, una organización ágil, profesional, bien entrenada e informada es la base para el éxito y el logro de todo el potencial del área. Es clave que el Departamento de Compras este enfocado solamente en las actividades de compras y si fuese necesario también involucrado en la resolución de problemas de pago, pero no sustituyendo trabajo que es de Tesorería o Cuentas por Pagar, es decir, como parte de su “gestión de los proveedores” – más del lado estratégico y de negociación que del lado operativo de resolver estos problemas, porque al final una buena relación con los proveedores siempre trae beneficios. El profesional de compras debe de saber cómo opera la industria en que se desenvuelve su compañía, cuáles son los cambios del mercado en los artículos que procura, pero lo más importante es que entienda hacia dónde va a futuro esa industria y mercado, para poder maximizar las oportunidades de negocio al comprar.
Alineación entre todos los departamentos de la empresa: Una organización sincronizada con objetivos comunes es mejor que una organización llena de diferentes fuerzas que tiran cada una para sus intereses. Como parte del logro de una cadena de suministro ágil, es clave que el área de Compras, las jefaturas con que se relaciona, el área de producción, investigación y desarrollo e inclusive finanzas tengan y trabajen por objetivos comunes. Es sumamente confuso para un proveedor el recibir diferentes mensajes de una misma empresa; por eso es mejor dejar claro en los procedimientos, políticas y límites de autoridad de los procesos que el profesional de compras se encargue de toda la parte comercial de la relación con el proveedor y que solamente intervengan directamente otras áreas cuando el requerimiento sea muy técnico en otras áreas de competencia.
Manejo de la relación con los proveedores: cualquier empresa depende de los bienes y servicios que le dan sus proveedores, entonces, qué sentido tiene tener una mala relación con ellos? Es mucho mejor trabajar de manera colaborativa que confrontativa. Esto no significa que vamos a dejar de lado las negociaciones firmes o los intereses de la empresa, pero el objetivo es generar relaciones a largo plazo que sean “ganar – ganar”. La segmentación de proveedores también es clave: se debe ser capaz de determinar el tipo de relación y dependencia que se tiene con cada proveedor de acuerdo a las condiciones del mercado, para así definir la importancia relativa que se le debe asignar a cada uno dentro de la cadena de suministro.
Políticas de Compras: sin el marco adecuado de políticas, las actividades de compras no son más que una colección de actividades desordenadas, dependientes de la creatividad de los empleados que las ejecutan de la mejor manera que ellos consideren posible – a veces acertadamente y en otras ocasiones no tanto…. Un grupo de políticas de compras robustas, claras y concisas, así como, la documentación de los procedimientos para ejecutar estas políticas garantiza que las actividades de compras sean consistentes con las metas de la compañía a lo largo del tiempo. Estas políticas deben ser flexibles y fáciles de entender para que se puedan adaptar al ambiente cambiante que caracteriza la dinámica de negocios de hoy en día.
Manejo del riesgo. En línea con las políticas de compras es importante identificar cuáles son los mayores riesgos a los que se encuentra expuesta la compañía u organización. De esta manera se puede decidir como mitigar y manejar este riesgo. El manejo del riesgo se puede hacer a través de los sistemas, procedimientos y políticas. Debe verse como un complemento y no como un objetivo a alcanzar. Hay formas sencillas y poco complicadas – basadas en estándares internacionales – de hacer esto sin sobrecargar el negocio de burocracia.
Sáquele provecho a sus sistemas de “Procurement”: Sí a la tecnología! Un sistema de procurement integrado y bien manejado, puede contribuir a generar ganancias a su compañía. El sistema puede contribuir con el manejo de los términos de pago, inventarios y costos de ejecución entre otros. Y no estoy hablando de lo más nuevo que se puede encontrar en el mercado; me refiero a un sistema que se adapte a las necesidades de su compañía, pero que sea lo suficientemente flexible y fácil de usar, que su implementación y mejoras no impliquen grandes inversiones en entrenamiento de personal ni actualizaciones. Si usted es de los que todavía maneja su área de compras en una Hoja de Cálculo, sepa que por muy poco costo puede evolucionar de forma importante su gestión de compras. Tanto que un análisis costo-beneficio rápido le brindará los argumentos para mejorar su área con opciones de tecnología simples y que aportan mucho valor.
Manejo de la Información – Big Data. La información es poder. Por tanto, tener la capacidad de predecir comportamientos o tendencias, minimizar riesgos e identificar áreas de mejoras basados en datos históricos o de tiempo real, es un gran propulsor para el buen funcionamiento de su empresa. El análisis de información puede convertirse en un gran aliado si es utilizado de forma correcta. Y esto no significa crear tablas y reportes para cada actividad que se ejecuta, más bien lo que se busca es crear información para minimizar o controlar los riesgos, cumplir con las metas y objetivos de la empresa y generar ganancias.
Finalmente el mensaje más importante que deseo que se lleve de la lectura de este artículo introductorio es que el área de compras y abastecimiento tiene un enorme potencial para contribuir a los resultados del negocio o de su organización sin fines de lucro. Empezar a lograr dichos beneficios es asequible y no requiere grandes inversiones o tiempo. No importa en donde esté en su camino hacia la profesionalización del área, o que tan grande es el departamento de compras, siempre habrá cosas a la mano en que pueda mejorar su condición actual. Le invito a hacerlo.
Soledad Flores es Consultora Asociada de EXYGE, una empresa de consultoría y operaciones dedicada a ayudar a la gente a trabajar mejor. Soledad es experta en el tema de gobernanza de la función de compras con casi 20 años de experiencia. Si desea mayor información sobre las distintas posibilidades para optimizar compras, contáctenos a través de nuestro sitio https://exyge.com